One Click Pengelolaan Arsip Berbasis Digital, Semua Jadi Cepat

33 peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas atau PKP (Latpim IV) Angkatan XIII Aparatur Sipil Negara (ASN) lingkup Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Luwu, masing-masing memberikan inovasi terbarunya.

Inovasi ini merupakan karya anak bangsa di bidang pemerintahan yang bertujuan memajukan kualitas pelayanan baik di lingkungan pemerintahan itu sendiri maupun ke masyarakat.

One Click, satu di antara 33 inovasi tersebut. One Click merupakan inovasi berbasis digitalisasi yang mempermudah dan mempercepat proses pengarsipan atau pun akses pencarian arsip pemerintah daerah.

"Judul proyek perubahan saya One Click yakni pengelolaan arsip berbasis digital. Tujuan, melayani tersedianya arsip secara digital di mana mentransformasi semua surat , data kepegawaian dan arsip dari semua bidang bidang dalam bentuk digital, baik data yang masuk maupun keluar," ujar Prasetiani Gautama.

"Sehingga semua pengarsipan dokumen maupun persuratan tertata dengan baik, dimana dokumen dapat dibuat, dimodifikasi dan dikelola secara paralel, sehingga tidak ada lagi dokumen kertas yang dipindahkan kesana kemari," lanjutnya.

ASN yang akrab disapa Bu Tia ini lebih jauh menjelaskan, dengan penyimpanan melalui sistem cloud storage ini pengelolaan dapat tertata lewat pengelompokan folder.

Tersusunnya dokumen perencanaan secara sistematis, pencarian praktis dengan pemberian nama dokumen, kemudahan berbagi akses untuk pelayanan optimal, dan lebih efisien karena ruang penyimpanan besar.

"Dengan adanya aksi perubahan One Click semua data berada dalam genggaman anda. Penyimpanan sistem data cloudnya khusus lingkup Bappeda saja, jadi semua ASN maupun Non ASN bisa mengakses datanya lewat penyimpanan google drive hanya perlu masuk ke akun Bappeda sehingga tidak perlu ke bagian sekretariat lagi mencari berkas-berkasnya," jelasnya.

Dengan One Click semua jadi cepat dan mudah. One Click juga memberikan kepastian keamanan data ASN yang selama ini menjadi permasalahan di sekretariat.

Kepala Bappelitbangda, Moh Arsal Arsyad, sangat mendukung aksi perubahan Prasetiani Gautama dan akan menerapkannya di Bappelitbangda.

"Saya sangat mendukung dan kita terapkan. One Click, sangat memberi manfaat dan memberikan kemudahan dan keamanan arsip kantor termasuk arsip para ASN," kuncinya.