Kementerian Hukum Susun Ulang Kebutuhan Arsiparis Pasca Pemekaran

MAKASSAR - Biro Umum Kementerian Hukum (Kemenkum) menggelar rapat penyusunan analisis beban kerja kearsipan untuk menghitung ulang kebutuhan tenaga arsiparis di lingkungan Kementerian Hukum tahun 2025.

Pemekaran kementerian yang terjadi belakangan ini berdampak signifikan terhadap struktur organisasi kearsipan. Arsiparis Muda Biro Umum Kemenkum Emon A Kohar, dalam rapat via daring tersebut menjelaskan bahwa jumlah arsiparis saat ini tidak mencapai 100 orang, jauh dari kebutuhan ideal.

"Sebelum pemekaran pada 2023, ketika masih bergabung dengan Kementerian Hukum dan HAM, kami memiliki sekitar 2.110 arsiparis. Kini setelah pemekaran, estimasi kebutuhan ideal untuk Kementerian Hukum adalah sekitar 500 arsiparis," ungkap Emon

Rapat yang dihadiri oleh Analis SDM, petugas penatausahaan, pengelola kepegawaian, dan CPNS Kanwil Kemenkum Sulsel ini menetapkan standar minimal untuk setiap Kantor Wilayah (Kanwil) Kementerian Hukum harus memiliki minimal satu Arsiparis Madya.

Berdasarkan data dari Biro SDM, pada Juli 2023 Kementerian Hukum dan HAM telah mendapat rekomendasi formasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebanyak 2.113 orang dengan berbagai jenjang, mulai dari Arsiparis Terampil hingga Arsiparis Ahli Utama.

Kondisi di lapangan menunjukkan ketimpangan yang mengkhawatirkan. Contoh, di Direktorat Jenderal AHU misalnya, saat ini hanya memiliki 5 Arsiparis Ahli Muda, 2 Arsiparis Ahli Pertama, dan 2 Arsiparis Terampil, tanpa ada Arsiparis Ahli Madya.

Jumlah tersebut tidak sebanding dengan beban kerja yang ada. Arsip inaktif yang baru dikelola baru sekitar seperempat dari total kurang lebih 2 juta berkas yang tersimpan di 3 gudang penyimpanan.

"Jika menggunakan mekanisme perhitungan baru, kebutuhan arsiparis di unit tersebut bisa mencapai 50 orang. Ini menunjukkan betapa besarnya kesenjangan antara kebutuhan dan ketersediaan tenaga," terang Emon

Untuk memenuhi kebutuhan arsiparis, Kementerian Hukum menyiapkan empat mekanisme: pengangkatan pertama melalui CPNS atau PPPK, perpindahan dari jabatan struktural, penyesuaian (inpassing), dan promosi jenjang karier.

Khusus untuk pengangkatan pertama, latar belakang pendidikan cukup fleksibel karena jabatan arsiparis bersifat umum dan dibutuhkan di hampir semua unit kerja.

Sistem perhitungan beban kerja menggunakan data volume arsip yang masuk dan keluar, kemudian dibandingkan dengan jam kerja efektif pegawai. Input data mencakup penerimaan arsip, pembuatan arsip baru, verifikasi, pemberkasan, layanan arsip aktif, hingga pengelolaan arsip inaktif.

Rapat ini juga membahas pedoman teknis penyusunan formasi arsiparis untuk jangka waktu lima tahun ke depan, yang dapat dijabarkan per tahun berdasarkan prioritas kebutuhan dan rencana strategis instansi yang disampaikan oleh Sementara itu, Akhmad Kurniawan dari Anri.

Terpisah, Kakanwil Kemenkum Sulsel Andi Basmal menyambut baik Kegiatan tersebut yang menyusun kebutuhan arsiparis di Kantor Wilayah. "Saat ini Kanwil Kemenkum Sulsel belum memiliki JF. Arsiparis, sedangkan pengelolaan arsip sangat banyak. Tentunya Kami mendorong pegawai untuk menjadi JF. Arsiparis untuk dapat melakukan pengelolaan kearsipan yang lebih professional di Kanwil Sulsel," terang Andi Basmal.